Valkea Hammas Oy
Vihiluodontie 261
90440 Kempele
Tietosuojavastaava: Mikko Heikkilä
Sähköposti: mikko.heikkila@valkeahammas.fi
Asiakkaan henkilötietoja käsitellään pääasiassa hoidon suunnittelua, järjestämistä, toteuttamista ja seurantaa varten, jotta hän saa parhaan mahdollisen hoidon. Tietoja voidaan käyttää myös asiakasviestintään, asiakassuhteen ylläpitoon ja seurantaan, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja keräämiseen. Tarvittaessa tietoja käytetään myös palvelutoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä, liiketoimintatilastoissa ja analyyseissä, sekä luottotietojen todentamisessa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä asiakaspalvelua ja markkinointia varten alla kuvatulla tavalla.
Potilastiedoilla tarkoitetaan potilastietoja, tutkimusta ja muita henkilötietoja, jotka syntyvät hoidon organisoinnissa, toteuttamisessa ja seurannassa.
Potilastietojen kerääminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, joka on asetettu terveydenhuollon yksiköille (laki potilaiden asemasta ja oikeuksista, ns. Potilaslaki).
Muiden kuin potilastietojen osalta henkilötietojen kerääminen perustuu joko sopimussuhteeseen, oikeutettuun etuun (kuten asiakassuhde tai suullisen uutiskirjeen tilaaminen) tai ajanvaraukseen, ennakkotietolomakkeeseen tai muuhun tapaan.
Ensimmäisellä hoitokerralla asiakasta pyydetään täyttämään esitietolomake, jossa pyydetään vastaamaan terveydentilaa koskeviin kysymyksiin. Hoidon suunnitteluun ja toteuttamiseen tarvitaan edellytyksiä, ja ne tarkistetaan vähintään jokaisen hoitojakson alussa.
Vastaanoton täytetyssä paperilomakkeessa olevat tiedot syötetään hoitohenkilökunnan potilastietojärjestelmään, AssisDentiin.
Asiakkaan antaessa esitietolomakkeessa oikeudet markkinointirekisteriin lisäämiseen, hän hyväksyy, että Valkea Hammas voi lähettää hänelle sähköpostia markkinointitarkoituksessa tarjouksista ja kampanjoista.
Yhteystietojen ajantasaisuus varmistetaan asiakkaan saapuessa vastaanotolle. Oikeilla ja ajantasaisilla yhteystiedoilla varmistamme, että terveystiedot eivät joudu vahingossa vääriin käsiin. Asiakas voi myös pyytää tietojen päivittämistä itse, mikäli hän kokee sen tarpeelliseksi ennen seuraavaa hoitokäyntiä.
Potilastietoja käsittelevät vain hoidon suunnitteluun, organisointiin, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattilaisilla ja muulla henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus kaikkien potilaan hoidon yhteydessä saatujen tietojen osalta. Potilastiedot tallennetaan sähköisiin järjestelmiin, joihin pääsevät käsiksi vain hoidon suunnitteluun, organisointiin, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat. Jokaisella potilastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Potilastietojen tarkasteleminen, muuttaminen ja poistaminen jättää lokimerkinnän.
Valkea Hammas Oy:n henkilökunta on koulutettu varmistamaan hyvä tietosuoja ja turvallisuus. Tämä on myös osa uuden työntekijän perehdyttämistä.
Perehdytys lisää henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja turvallisuuden tärkeydestä sekä käytännön toimenpiteitä potilaiden oikeuksien noudattamisen varmistamiseksi.
Tietoturvaohjelmat päivittäisten töiden tietojärjestelmien ja työasemien suojaamiseksi päivitetään säännöllisesti. Potilaiden sähköiset asiakirjat säilytetään turvallisissa tietojärjestelmissä ja paperiasiakirjat lukituissa säilytystiloissa.
Käytämme verkkosivuillamme www.valkeahammas.fi evästeitä. Evästeet keräävät käyttäjästä tietoa, kuten sivustolla vietetyn ajan, selatut sivut ja IP-osoitteen. Evästeiden tarkoituksena on tukea markkinointia, jota voimme kohdentaa sivustolla vieraileville.
Säilytämme asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten tiedot on kerätty sovellettavan lain mukaisesti.
Potilastietojen säilytysajat on säännelty lailla (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilastiedoista). Pääsääntöisesti asiakkaan potilastietoja säilytetään vielä 12 vuoden ajan kuoleman jälkeen.
Asiakastietoja säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksen tai vastaanottokäynnin jälkeen.
Potilaslain 13 §:n mukaan potilastietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakisääteinen oikeus tutustua tietoihin (kuten poliisi ja vakuutusyhtiöt) tai tutkimuskäyttöön.
Emme siirrä henkilötietoja Suomen ulkopuolelle.
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa tietonsa.
Asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisua.
Potilaskertomuksen historiatietoja voidaan oikaista vain, mikäli ne ovat virheellisiä.
Tietosuoja-asetuksen mukaan asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus saada omat tietonsa poistettua.
Asiakas voi pyytää asiakastietojensa poistoa, kun hänellä ei ole voimassa olevaa hoitosuunnitelmaa tai sen mukaisia varattuja aikoja eikä maksamattomia laskuja.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavastaavan toimistolle, mikäli hänestä tuntuu, että hänen henkilötietojensa oikeuksia ja vapauksia on loukattu.
